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Drei Wege, um mit Process Mining produktiver zu werden
Man kann es nicht abstreiten: Laut dem britischen Office for National Statistics, ist im Vereinigten Königreich die Produktivität am Arbeitsplatz so schnell gesunken wie seit fünf Jahren nicht mehr.
Kontinuierliche Transformation hat die Komplexität von Business-Infrastrukturen unerwünscht weiter erhöht. Eigentlich sollte die wachsende Zahl digitaler Tools dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, aber sie hatten einen gegenteiligen Effekt. Verschiedene Tools sind oftmals nicht miteinander kompatibel, was dazu führt, dass umsetzbare Erkenntnisse nur schwer zu gewinnen sind und Prozesse unnötig lang dauern.
Glücklicherweise muss das aber nicht so sein. In den letzten Jahren ist eine neue Technologie auf den Markt gekommen, mit der Sie verstehen können, wie Aufgaben in Ihrem Unternehmen tatsächlich erledigt werden, und mit der Sie auf Basis harter Daten entschlossen handeln können.
Diese Technologie heißt Process Mining: Das ist eine Methode zur Analyse von Prozessen, die dazu dient, echtzeitbasierte Geschäftsprozesse zu ermitteln, zu überwachen und zu optimieren, indem Kenntnisse aus Ereignisprotokollen in den digitalen Systemen eines Unternehmens extrahiert werden.
Wie aber kann Process Mining die Produktivität in Unternehmen steigern?
Führen Sie alle Ihre digitalen Tools zusammen, um die Agilität zu erhöhen
Unternehmen auf der ganzen Welt arbeiten daran, ihre zentralen Abläufe zu verbessern, neu zu gestalten und zu beschleunigen, um so die Effizienz und Produktivität steigern sowie herausragenden Kundenservice anbieten zu können.
Dabei haben sie ihre Abläufe – langsam aber sicher – jedoch um weitere Komplexitätsebenen ergänzt: Mit jedem digitalen Transformationsprojekt entstehen in Prozessen zusätzliche Reibung und Komplexität, während die Transparenz abnimmt. Ursache dafür ist die wachsende Zahl der verwendeten Software- und Technologieanbieter. Das kommt Ihnen bekannt vor?
Das schnelle Umsetzen einer abstrakten Vorstellung von Transformation ohne volles Verständnis der Umgebung, die Sie verändern möchten, bzw. der Ergebnisse, die Sie erzielen möchten, wäre ein Fehler. Für effektive Vorteile müssen Analysen auf der Unternehmensebene – und nicht in Silos – vorgenommen werden. Eine system- und technologieübergreifende Integration ist nicht nur nützlich, sondern auch unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen kritische Betriebspfade optimieren und die interne Produktivität verbessern möchte.
Process Mining kann bei der Bewältigung dieser Aufgabe helfen. Wenn Sie Informationen über die globale Komplexität Ihrer digitalen Infrastruktur besitzen, können Sie bequem den ganzen Prozessablauf überprüfen und verbessern, um die Effizienz zu erhöhen.
Ein Vorteil der Integration aller Ihrer digitalen Tools in einer zentralen Plattform besteht darin, dass Sie so ermitteln können, welche Prozesse sich am besten für Automatisierung eignen. Auf diese Weise können Sie einfach per Prozessermittlung die richtigen Prozesse auswählen und ggf. auch Prozesse entdecken, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie sich automatisieren lassen. Das ist die perfekte Grundlage für eine RPA-Initiative (Robotic Process Automation), sollten Sie für manuelle, repetitive und fehleranfällige Aufgaben „Software-Roboter“ verwenden wollen.
Das kann die Produktivität sprunghaft verbessern. Laut einer aktuellen Studie von Gartner könnten insbesondere Finanzabteilungen durch Robotic Process Automation (RPA) 25.000 überflüssige Arbeitsstunden im Jahr einsparen.
Ermitteln Sie Prozessengpässe, die Ihr Unternehmen Geld kosten
Als geschäftliche Führungskraft benötigen Sie eine umfassende Transparenz der Prozesse in Ihrem Unternehmen sowie Informationen über Optimierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten, wenn Sie die Agilität steigern und sich darauf konzentrieren wollen,
Kunden nachhaltigen Nutzen zu bieten. Aus diesem Grund engagieren viele Firmen kostspielige und zeitraubende Berater, die ihnen ein oder zwei Verbesserungspotenziale aufzeigen, sich aber nicht mit den Details auseinandersetzen.
Das Problem dabei ist, dass sich Ihr Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln und agil bleiben muss. Das Gleiche gilt auch für Ihre Prozesse. Eine manuelle Prozesszuordnung ist jedoch langwierig und aufwendig; außerdem stimmen Ihre Prozesse am Ende aufgrund mangelnder Relevanz und Aktualität oft nicht mit der Richtung überein, die Ihr Unternehmen eigentlich einschlagen möchte.
Stellen Sie sich nun Folgendes vor: eine virtuelle Karte, die Ihnen die Wirklichkeit aller Aktivitäten vermittelt, die im Rahmen eines bestimmten Prozesses ausgeführt werden (inklusive aller Variationen und Engpässe). So können Sie genau erkennen, was falsch läuft oder verbessert werden könnte. In Echtzeit.
Durch die Anbindung an alle Ihre ERP-Systeme und die Einrichtung einer zentralen Quelle für zuverlässige Daten (was nur wenige Minuten dauert) können Sie alle Schritte Ihrer Prozesse und Möglichkeiten zu deren Optimierung ermitteln. Damit hilft Ihnen Process Mining dabei, doppelte Arbeit, Verschwendung und Ineffizienz, die die geschäftliche Produktivität bremsen, zu eliminieren – und das ohne einen Berater!
Helfen Sie Ihren Teams dabei, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren
Technologie hat von Grund auf verändert, wie wir arbeiten. Trotz dieser immensen Veränderungen gibt es in diesem Bereich immer noch viel zu tun. Aktuelle Forschungsergebnisse zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 28 % ihrer Arbeitszeit mit der Erledigung von Administrationsaufgaben verbringen, die dem Unternehmen keinerlei Nutzen bringen. Wenn das nicht ein Produktivitätskiller ist!
Im digitalen Zeitalter geht es darum, intelligenter zu arbeiten – und nicht mehr. Durch das Visualisieren der Schritte in einem Prozess und das Analysieren ihrer Effekte auf den Verlauf dieses Prozesses lassen sich redundante oder zeitraubende Aufgaben, die die Produktivität Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen, ermitteln. Das bedeutet, dass sich Nachbesserungen eliminieren, manuelle Eingriffe reduzieren und der Zeitaufwand für die Diagnose und Behebung von Verzögerungen verringern lassen.
Wenn Ihre Mitarbeiter leicht erkennen können, wo die Prozesse Zeit rauben, andere Wege einschlagen oder einfach nicht konform sind, können sie ihre Zeit und Energie wiedergewinnen und stattdessen in kreativere, wertschöpfende Aktivitäten investieren, die das Kundenerlebnis spürbar verbessern.
Das funktioniert auf breiter Ebene: Weniger qualifizierte Mitarbeiter werden sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, während sich Führungskräfte einen genaueren Überblick über den Betrieb verschaffen können. So wird anstelle eines Mikromanagements der täglichen Aktivitäten ein positiver Beitrag zu den Geschäftszielen möglich.
Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse optimieren? Dann sehen Sie sich unser Webinar mit Astra Zeneca an.
Erfahren Sie, wie Sie Process Mining für mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen nutzen können, indem Sie sich unseren Blogbeitrag ansehen.
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