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Wie Unipers Center of Excellence Process Mining unternehmensweit vorantreibt
Für Uniper, einer der größten Energieversorger Europas hat das Thema Sicherheit höchste Relevanz. Daher startete die Interne Revision des Unternehmens schon 2018 ein Pilotprojekt für den Instandhaltungsprozess der eigenen Kraftwerke (Plant Maintenance) mit Celonis. Unipers Ziel war es herausfinden, ob die Arbeit in Kraftwerken sowie dazugehörige Abläufe mit Hilfe von Process Mining sicherer gemacht werden können.
Eine Hand voll Mitarbeiter analysierte mit Celonis den gesamten Instandhaltungsprozess eines Kraftwerks, und deckte dabei Verbesserungspotentiale für mehr Sicherheit und niedrigere Kosten auf. Dieses Leuchtturmprojekt gab Uniper einen Vorgeschmack auf die Möglichkeiten und Chancen, die der Weltmarktführer im Bereich Execution Management bietet.
Heute, drei Jahre später, verfügt Uniper über ein eigenes Center of Excellence (CoE) als zentrale Anlaufstelle für den unternehmensweiten Einsatz von Celonis. Robert Daamen, CoE Lead Process Mining, hat die Implementierung vom ersten Moment an begleitet und ist überzeugt: „Process Mining ist nicht einfach nur ein weiteres Tool, es ist das Tool, das den Wunsch nach Transparenz und optimalen Prozessen innerhalb des Unternehmens erfüllen kann.“ Unipers CoE zeigt, wie Process Mining unternehmensweit zugänglich gemacht werden kann, und wie sämtliche Unternehmensbereiche vom Einsatz profitieren können.
Erstes Process-Mining-Projekt mit Strahlkraft
Schon im Pilotprojekt konnten Unipers Datenexperten der Instandhaltung seiner Anlagen ein digitales Sicherheitsnetz hinzufügen. So informiert ein zentrales Prozess-KPI-Dashboard über rechtliche Fristen, fehlende und ausstehende Arbeitsgenehmigungen, Auslastung und Projektfortschritt.
Ein weiterer Vorteil: Seitdem das Celonis EMS in allen Kraftwerken innerhalb Deutschlands implementiert wurde, können die einzelnen Standorte die Prozessausführung untereinander vergleichen, voneinander lernen und mögliche Optimierungspotenziale teilen.
Auch in ökonomischer Hinsicht erzielt Uniper Mehrwerte. Weil Termine und Arbeitsaufträge mit externen Lieferanten besser organisiert werden können, kann die Arbeit besser geplant und möglicher Leerlauf nahezu ausgeschlossen werden. Allein dadurch spart das Unternehmen Beträge in signifikanter Höhe. In einem nächsten Schritt möchte Uniper den Instandhaltungsprozess End-to-End gemeinsam mit den Kollegen aus dem Einkauf optimieren und abstimmen und so die Instandhaltung seiner Kraftwerke noch besser absichern.
Motiviert durch die positiven Erfahrungen innerhalb des Pilotprojektes entschied sich Uniper schnell dazu, Celonis unternehmensweit verfügbar zu machen.
Wie der unternehmensweite Einsatz von Celonis funktionieren kann
Die unternehmensweite Implementierung von Process Mining (Uniper beschäftigt allein in Deutschland 4.000 Mitarbeiter) erfordert natürlich intelligente Planung auf allen Ebenen. Robert Daamen erklärt das Vorgehen seines Teams wie folgt: „Nach einer erfolgreichen Testphase mit realen Daten und einem stabilen Business Case empfehlen wir eine vollständige Implementierung von Process Mining zur Prozessoptimierung und langfristigen Nutzung.“
Unipers Center of Excellence folgt einer Matrixorganisation und bündelt Projektleiter, Data Engineers, Prozessanalysten, Implementierungsexperten sowie Verantwortliche für Budget und Governance. „Wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten klar sind. Alle Kollegen haben eine wichtige Aufgabe und tragen somit eine große Verantwortung, damit wir Prozessoptimierung und -automatisierung aus einer Hand liefern können. Das hat gewaltige Vorteile, vor allem wenn interessierte Fachabteilungen nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, um sich in die Materie einzuarbeiten und selbst Prozessveränderungen anzustoßen – diese Bereiche sehen sich selber als reine Endanwender und weniger als Entwickler“, erläutert Daamen.
Robert Daamen schneidet damit das hybride Service-Delivery-Model des CoEs an: Abteilungen, die bereits Erfahrungen beim Umgang mit Daten haben, wollen beispielsweise die Erstellung von Dashboards häufig selbst übernehmen. In diesen Fällen liefert das CoE ein Framework mit allen Prozessen und Lizenzen und übernimmt die Datenmodelle sowie die Anbindung an die Quellsysteme und die Qualitätssicherung. Hat eine Abteilung noch keine Erfahrungen in diesem Bereich, übernimmt das CoE sämtliche Aufgaben, um die Teams zum Erfolg zu führen.
Zu den entscheidenden Aufgaben des CoE gehört auch die Abwägung, welche Prozesse für den Einsatz von Celonis Priorität haben. Das Einsparpotential mag als entscheidender Faktor naheliegend erscheinen, aber Robert Daamen gewichtet diesen nicht als einzigen: „Wir haben harte und weiche Kriterien. So lässt sich das Thema Sicherheit nicht in Geld aufwiegen, hat aber für uns alle eine sehr hohe Kritikalität. Außerdem ist nicht jeder Prozess gleich gut für Process Mining geeignet. Deshalb setzen wir nicht mehr wie früher auf POVs (Proof of Value), sondern auf MVPs (Minimum Viable Product). Dabei prüfen wir zuerst, ob wir den Prozess IT-technisch überhaupt anbinden können, und vermeiden somit unangenehme Überraschungen. Die weitere Entwicklung erfolgt dann in agilen Schritten und Iterationen.“
In einem letzten Schritt entscheidet das Management darüber, welcher Prozess angebunden werden soll. Auch Unipers Process Mining Council, eine Gruppe leitender Angestellter aus den unterschiedlichsten Bereichen (z.B. Asset Operation, Operational Excellence, Internal Audit und Weitere) wird in die Diskussion miteinbezogen.
Center of Excellence bei Uniper: Optimierungspotentiale gemeinsam umsetzen
Uniper will die Möglichkeiten des Celonis EMS voll ausschöpfen und mit seinen Daten nicht nur Dashboards generieren, sondern auch aktiv eigene Prozesse verbessern und Mehrwerte schaffen. Hierfür sind gleich mehrere Teams, die in einem „Digital Process Transformation„-Programm zusammengefasst wurden, tätig. Ein Team aus Business Analysten und Architekten arbeitet das jeweilige Prozesspotential aus, ein weiteres – das Business Transformation Team – ist für die technische Umsetzung und das Change Management zuständig, damit die Lösungen nachhaltig in den Teams verankert wird.
Zu den Aufgaben des Programms zählen intelligente Automatisierung, Anpassung der Organisationsstruktur sowie Umstrukturierung ganzer Prozesse. Spätestens sechs Monate nach erfolgreichem MVP und Produktivsetzung muss der Business Case, den das CoE mit der Fachabteilung erstellt hat, bestätigt werden.
Derzeit optimiert das CoE auf diese Art Prozesse in den Bereichen IT Service Management, Asset Operation, Procurement, Uniper Financial Services und Trading. Schon bald sollen die Bereiche Commercial Operations und Energy Sales folgen. Dabei sieht Daamen enge Zusammenarbeit als entscheidenden Erfolgsfaktor: „Process Mining lässt sich nur im Team realisieren. Dazu zählen die Business-Anwender, die Vertreter der Betriebsräte, die Kollegen des Datenschutzes genauso wie das Management.“
Mit der zunehmenden Nutzung von Celonis bei Uniper wird auch das Center of Excellence wachsen. Der Einsatz des Celonis EMS in sämtlichen Fachbereichen Unipers ist daher nicht allzu ferne Zukunftsmusik.
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