Process Mining: Die Schlüsseltechnologie zu einer optimierten Debitorenbuchhaltung

In der Theorie ist es ganz einfach: Ihre Debitorenbuchhaltung erstellt und verschickt Rechnungen, die ohne Verzögerung genehmigt und bezahlt werden. Warum also sieht die Realität so häufig anders aus?

Wie in jedem Prozess mit zahlreichen Variablen (und Mitarbeitern), gibt es in der Debitorenbuchhaltung viel Raum für Ineffizienzen. Die Liste reicht von verspäteten Rechnungen bis hin zu falschen Konditionen, Preisänderungen und Unterzahlungen. Dass Zahlungen ohne Verzögerung im Unternehmen eingehen, kommt deshalb eher selten vor.

Das bestätigt auch unser State of Business Execution Benchmarks Report: Die durchschnittliche Verzugsdauer von Rechnungen beläuft sich bei durchschnittlichen Unternehmen auf 29,9 Tage. Irgendetwas geht also immer schief. Die gute Nachricht: Es gibt gleich mehrere Schrauben, an denen Sie drehen können, um Ihre Debitorenprozesse zu optimieren.

Wenn Sie Rechnungsrückweisungen vorbeugen, manuelle Fehler zu reduzieren und keine

Zeit mehr auf zahlungsunwillige oder -unfähige Kunden verschwenden, können Sie praktisch jeden KPI innerhalb der Debitorenbuchhaltung optimieren – und gleichzeitig Ihren Cashflow drastisch verbessern.

Das Problem ist nur: Fragen Sie fünf verschiedene Mitarbeiter nach den Problemen (und deren Ursachen) in Ihren Debitorenprozessen, bekommen sie wahrscheinlich auch fünf verschiedene Antworten. Wie also können Sie die Schwachstellen objektiv erkennen?

Indem Sie Ihre Daten sprechen lassen. Und genau hier kommt Process Mining ins Spiel.

Process Mining: Super-Technologie für die Debitorenbuchhaltung

Process Mining ist eine analytische Disziplin, das Unternehmen ein völlig objektives, datengesteuertes Echtzeit-Bild davon vermittelt, wie ihre Prozesse tatsächlich ablaufen.

Dabei werden wertvolle Daten aus sogenannten Ereignisprotokollen extrahiert, die in Ihren Transaktionssystemen leicht verfügbar sind. Aus diesen Daten können viele und aussagekräftige Informationen über den Prozess selbst (Dauer, Effektivität, Störfaktoren) gesammelt werden.

Für viele Unternehmen ist Process Mining mittlerweile der Dreh- und Angelpunkt für die Optimierung ihrer kritischsten Workflows, und in vielen Fällen wird es als Ausgangspunkt für weitere Technologien wie Automatisierung und ein Execution Management System genutzt. In einem anderen Beitrag haben wir es bereits als eine der drei Technologien identifiziert, die die digitale Transformation in der Debitorenbuchhaltung vorantreiben – und das aus gutem Grund.

Mit Process Mining erhalten Sie einen akkuraten, detaillierten und objektiven Einblick in die Performance Ihrer Debitorenprozesse. Mit Process Mining:

• sehen Sie, wie jeder Prozess tatsächlich abläuft, samt jeglicher Abweichungen.

• verstehen Sie, warum diese Abweichungen und Ineffizienzen auftreten.

• können Sie die Bereiche identifizieren, die Sie für Optimierungen priorisieren sollten.

Das macht es zur „Single Source of Truth“, auf die sich alle in Ihrem Unternehmen einigen und nach der sie gemeinsam handeln können, um Ihre Effizienz, Effektivität und Execution Capacity, also ihre Leistungsfähigkeit, zu maximieren.

Process Mining schafft ein detailliertes Abbild Ihrer Prozesse

“Der erste Schritt zur Problemlösung ist, sich einzugestehen, dass man eines hat”, heißt eine alte Weisheit.

Klar, Ihre Debitorenabteilung besteht aus erfahrenen Fachleuten, die die Branche in- und auswendig kennen und mit Sicherheit ihre eigenen Vermutungen darüber haben, wo und warum es hapert. Diese Vermutungen können richtig sein. Doch sie beruhen selten auf Fakten. Ohne objektive Daten ist es nahezu unmöglich, sämtliche Ineffizienzen zu identifizieren und deren Auswirkungen auf KPIs zu bestimmen.

Mit Process Mining sind Sie nicht mehr länger auf Vermutungen und das Bauchgefühl Ihres Teams angewiesen. Stattdessen erhalten Sie eine durch Ihren eigenen Systemdaten gefütterte visuelle Dokumentation sämtlicher Abweichungen vom „idealen Prozess“ – sei es eine verspätete Zahlung oder eine fehlerhafte Rechnung. So erkennen Sie nicht nur auf einen Blick, was schief läuft, sondern können auch in die Ursachenforschung gehen: Wie oft tritt das Problem auf? Unter welchen Umständen? Und welchen Einfluss hat es auf Ihre KPIs?

Um zu verstehen, wie genau Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen einzelne Prozessschritte ausführen, kann Process Mining auch mit Task Mining kombiniert werden. Task Mining erhebt Nutzerinteraktionsdaten, beispielsweise aus Kundenanrufen oder E-Mails an die Buchhaltung. So können Prozesse im Zusammenspiel mit der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter verstanden werden.

Das Ergebnis ist ein gestochen scharfes Bild, wo die Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen liegen. Und das wiederum macht es einfacher, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um die Performance in der Debitorenbuchhaltung zu verbessern.

Process Mining erkennt Ursachen für Prozessprobleme

Zu wissen, wo Ihre Debitorenprozesse schwächeln, ist natürlich nur der erste Schritt zur Optimierung. Um wirklich handeln zu können, müssen Sie auch wissen, warum diese Probleme auftreten.

Auch hier kann Process Mining wichtige Erkenntnisse liefern, indem es Ihnen ermöglicht, einzelne Prozessprobleme in der Tiefe zu analysieren, und deren Ursachen herausfinden. Indem Sie verschiedene Servicecenter, Regionen oder Buchungskreise miteinander benchmarken, können Sie zunächst feststellen, ob bestimmte Kunden, Produkte oder Standorte Probleme verursachen.

So könnten Sie beispielsweise herausfinden, dass häufige Zahlungsverzögerungen in einer bestimmten Region durch falsche Rechnungsbeträge verursacht werden, was wiederum auf fehlerhafte Stammdaten zurückzuführen ist. Kennen Sie erst die Wurzel des Problems, lässt es sich relativ leicht beheben.

Sie könnten auch ermitteln, dass die manuelle Rechnungsstellung zu Fehlern und Verzögerungen führt, was darauf hindeutet, dass die Automatisierung dieses speziellen Workflows große Vorteile für Ihre Abteilung haben könnte.

Und vor allem: Durch die Identifizierung Ihrer Prozessprobleme haben Sie auch die Daten in der Hand, um einen wasserdichten Business Case für notwendige Investitionen zu erstellen.

Process Mining: Priorisieren Sie Optimierungs-Initiativen datengestützt

Zu wissen, welche Probleme wo und warum in Debitorenprozessen auftreten, ist die eine Sache. Wer das Potenzial in der Debitorenbuchhaltung aber voll ausschöpfen möchte, muss die Lösung der drängendsten Probleme auch richtig priorisieren.

In vielen Debitorenbuchhaltungen gibt es unzählige Ineffizienzen, die in ihrer Summe einen gewaltigen Einfluss auf KPIs haben – und einige sind leichter zu beheben als andere.

Nehmen wir einmal an, dass ein bestimmtes Unternehmen in den vergangenen Monaten regelmäßig zu spät gezahlt hat. Ein Problem, das Sie theoretisch sofort lösen sollten. Doch wenn ein Unternehmen nicht bereit ist, fristgerecht zu zahlen, liegt es wahrscheinlich daran, dass es gar nicht zahlen kann. Und keine noch so intensive Bemühung im Mahnwesen wird das ändern.

Mit Process Mining können Sie sehen, welche Execution Gaps den größten Einfluss auf Ihre KPIs haben. Dadurch wissen Sie nicht nur genau, welche Probleme Sie in welcher Reihenfolge angehen müssen – sondern auch, welche Sie tatsächlich lösen können. Statt also Rechnungen hinterherzurennen, die wahrscheinlich nie gezahlt werden, können Sie Ihre Zeit eher darauf investieren, dass sämtliche Rechnungen pünktlich versendet werden.

In gleicher Weise können Sie den Einfluss von Problemen wie Unterzahlungen, Rechnungsfehlern, manuellen Eingaben und unorganisierten Daten auf Ihre Cashflow-Ziele, Debitorenlaufzeit, Effektivitätsindex des Forderungsmanagements, Kosten pro Forderung und andere Bereiche klar quantifizieren. Das macht es nicht nur einfacher zu wissen, welches Problem Sie als erstes in Angriff nehmen müssen, sondern auch, Ihre Optimierungsstrategie neu auszurichten, wenn sich Prioritäten ändern.

Process Mining liefert also den entscheidenden Kontext zu Ihren Prozessineffizienzen, indem es als einzige Technologie deren Einfluss auf Kennzahlen quantifiziert und Sie in die Lage versetzt, Ihre Prozesse entsprechend anzupassen.Process Mining: Der erste Schritt in eine effizientere und effektivere Zukunft

Process Mining ist ein wertvolles Tool, mit dem Sie Performancebarrieren in Ihrer Debitorenabteilung und deren Ursachen erkennen können, welche Sie als erstes angehen sollten.

Wir bei Celonis haben Process Mining eingesetzt, um Kunden wie Sysmex zu helfen, ihre überfälligen Forderungen in weniger als einem Jahr um 60 % zu reduzieren. Andere IQVIA hat 10 Mio. US-Dollar an Working Capital freigesetzt, und Perstorp hat die Vorlaufzeit für seine Rechnungsstellung um 25 % reduziert.

Process Mining ist also der erste Schritt, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und in die Tat umzusetzen. Aber erst in Kombination mit Automatisierung, KI und Machine Learning-Funktionen, wie sie in einem Execution Management System (EMS) zum Einsatz kommen, können Sie die Lücke zur intelligenten Business Execution schließen. Denn erst in dieser Kombination können Sie automatische, KI-gesteuerte Maßnahmen ergreifen, um Prozessprobleme zu lösen, bevor sie sich auf Ihre KPIs auswirken.

Diese Technologien in ein perfektes Zusammenspiel zu bringen, war lange Zeit schwierig bis unmöglich. Oftmals Unternehmen griffen auf verschiedene Lösungen zurück, was zu zahlreichen Integrationsproblemen führte.

Das Celonis Execution Management System kombiniert all diese Technologien – Process Mining, KI, Machine Learning – in einem praktischen und einfach zu bedienenden Paket.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Process Mining dazu beitragen kann, die Effizienz Ihrer Debitorenbuchhaltung zu verbessern, sehen Sie sich unsere Demo der Collections Management Execution App an.

Divya Krishnan

Vice President of Product Marketing