Elektronikhändler Conrad Electronics bringt mit Celonis Transparenz in ihre komplexe Prozesslandschaft. Mit beeindruckenden Erfolgen im Auftragsmanagement.
Kontext: Weg vom Filialgeschäft, hin zum B2B-Online-Handel
Elektronikhändler Conrad Electronics hat eine massive Transformation durchgemacht, und das mit beachtlichem Erfolg. Einst im Filialgeschäft etabliert, hat sich das Familienunternehmen aus Hirschau in den vergangenen fünf Jahren komplett neu aufgestellt, einen Partnermarkt aufgebaut, und den Fokus weitgehend auf Onlinehandel und B2B-Kunden geändert.
„Wir wollen Europas führende B2B-Beschaffungsplattform werden”, sagt Jörg Frenzel, Director Operational Excellence, bei Conrad Electronics SE während seiner Präsentation bei der Celonis World Tour 2023 in München.
Der Auftrag seines Teams: „komplexe, repetitive Aufgaben vereinfachen und weitestgehend automatisieren, unsere vorhandenen Ressourcen effektiv einsetzen und unseren Kunden und Partnern den besten Service bieten.”
Herausforderung: Wachstum schafft Komplexität für Conrad Electronics
Eine Mammutaufgabe angesichts der Größe des Unternehmens: Conrad bietet weltweiten Service für etwa 21 Millionen Kunden pro Jahr, hat neun Millionen Produkte von über 6.000 Marken in seiner Palette, und eine komplexe Prozesslandschaft.
„Das mit manuellen Methoden abzubilden und zu analysieren war einfach nicht umsetzbar“, so Frenzel. Ein neuer Ansatz musste her. Und der kam in der Form von Process Mining-Anbieter Celonis.
Frenzels Team legte zu Beginn seiner Celonis-Reise im Jahr 2020 den Fokus zunächst auf das Auftragsmanagement. Die Ziele: Lieferverspätungen und damit verbundene Auftragsverluste zu reduzieren. Mit Celonis schafften Frenzel und sein Team dafür die nötige Prozesstransparenz.
„Celonis bietet wahnsinnig viele Informationen. Niemand hätte die wahre Prozesskomplexität so gut beschreiben können.“
„Und das hört nicht beim Prozess auf. Vor Celonis konnten wir unsere Analysen zum Beispiel nicht in Kunden- oder Materialgruppen herunterbrechen.”
Die Folge: Conrad konnte weder erkennen, warum Lieferverzögerungen auftraten, noch, an welchen Stellschrauben sie drehen mussten, um diese rechtzeitig zu verhindern.
Lösung: Besserer Kundenservice, gesenkte Kosten
Heute sieht das anders aus. Das Auftragsteam nutzt intelligente Automatisierungen, sogenannte Action Flows, die Mitarbeiter automatisch benachrichtigen, sobald eine Lieferung gefährdet ist.
Gleichzeitig sammelt und visualisiert Celonis aber auch Trends, wie sich Lieferverspätungen über die Zeit entwickeln. So schafft es das Auftragsteam, dringende Aufträge priorisiert abzuarbeiten und so logistische Cut-Off Zeiten und damit Kundenversprechen einzuhalten.
Im Auftragsmanagement hat Conrad dank Celonis:
Über 500.000 Euro Ergebniseffekte erzielt
Den Automatisierungsgrad von 51% auf 79% gesteigert,
Die Durchlaufzeit um eine Stunde in der Nacharbeit reduziert,
Gesperrte Kundenaufträge um 30% verringert, und
Die Absagequote von Aufträgen von 2,5% auf 1,8% gesenkt.
„Unsere Kunden bekommen heute mehr denn je ihre Pakete on-time. Das ist natürlich ein wahnsinniges Erfolgserlebnis.”
Auch deshalb ging der Elektronikhändler 2022 mit Celonis eine strategische Partnerschaft ein. Mit dem Ergebnis, dass das Unternehmen Celonis heute unternehmensweit in Bereichen wie Order-to-Cash, Procure-to-Pay, Customer Centricity (Kundenkommunikation) und Bestandsverwaltung einsetzt und bislang über zwei Millionen Euro realisiert hat.
Die Erfolgsformel sieht Frenzel vor allem darin, dass sein Team von Anfang an strategisch gedacht und Prozessverantwortliche sowie den Vorstand mit ins Boot geholt hat.
„Prozesse muss man radikal verändern," sagt Frenzel, „und dazu braucht es Rückhalt und Verständnis.”
Process Mining ist daher bei Conrad auch im Vorstand Top-Thema: Frenzel und sein Team suchen und priorisieren ständig neue Wertpotenziale mit Celonis, verwandeln diese in Business Cases und teilen diese regelmäßig mit dem Vorstand.
Gleichzeitig schaffen sie mit Celopoly – einem Brettspiel, das Process Mining spielerisch erklärt – spielerisch Bewusstsein für die Möglichkeiten von Celonis und pushen so die Nutzerakzeptanz.
Mit dem Rückenwind von Vorstand und Mitarbeitern, haben Frenzel und sein Team ambitionierte Pläne für die Zukunft.
Vision: Prozesse nicht nur verbessern, sondern neu erfinden
Aktuell arbeiten bei Conrad Electronics über 100 Teammitglieder mit Celonis, bis Ende 2023 soll sich diese Zahl verdoppeln.
Außerdem will Frenzels Team im Auftragsmanagement und Einkauf weiter Gas geben, sein Ziel: mindestens vier Millionen Euro bis Ende 2023 freizusetzen. Und Conrad wäre nicht Conrad, wenn der Kurs nicht auf kontinuierlicher Optimierung stehen würde.
„Nach der Transformation ist vor der Transformation”, sagt Frenzel. Mit seinem Team und den Prozessverantwortlichen will er demnächst neue Wertpotenziale in weiteren Prozessen wie Logistics & Fulfillment, Angebotsmanagement sowie der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung schöpfen.
Der Anspruch ist auch hier hoch.
„Wir wollen nicht nur noch stärker Prozesse verbessern, sondern diese auch neu denken und völlig neu gestalten.”
Conrads Prozesstransformation mit Celonis ist also noch lange nicht am Ende.
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