DHL Group + Celonis

Als die DHL Group, eines der größten Logistikunternehmen der Welt, 2021 ihre Prozessintelligenz-Reise mit Celonis begann, lag der Fokus auf dem berühmten „ersten und letzten Tag“ von Mitarbeitenden – den Momenten also, bei denen erfahrungsgemäß die meisten Unregelmäßigkeiten vorkommen. Process Mining, die Kerntechnologie der Celonis Plattform, funktioniert dabei wie ein Röntgengerät für Prozesse und zeigt den Ist-Zustand von Unternehmensabläufen – in Form eines realitätsgetreuen, datenbasierten digitalen Zwillings. 

So konnte das Unternehmen beispielsweise die Ursachen für weiterlaufende Gehaltszahlungen bei bereits ausgeschiedenen Mitarbeitenden identifizieren und beseitigen (und so eine Million Euro bereits in den ersten sieben Monaten nach Implementierung freisetzen); oder es HR-Teams ermöglichen, Fehler bei Stammdaten einfach selbst zu korrigieren. Insgesamt hat die DHL Group mit Celonis bereits über 10 Mio. Euro eingespart, einerseits durch die Beseitigung von Prozesseffizienzen, andererseits durch die Vermeidung von Überzahlungen.

„Das Beste an Celonis ist der Moment des Staunens, wenn die Fachexpert:innen merken, dass sie längst nicht so viel über ihren Prozess wussten, wie gedacht.“

Maurice Schepp, Abteilungsleiter des Center of Digitalization für HR Services

Seitdem sind eine Menge an Use Cases und Prozessen dazugekommen, erzählt Maurice Schepp, Abteilungsleiter des Center of Digitalization für HR Services. „Wir sind sowohl in die Breite als auch in die Tiefe gegangen. Heute haben wir zehn Systeme an Celonis angebunden — und haben den Data Quality Management Use Case auf alle deutschen HR-Systeme ausgeweitet und zum Teil auch bereits international eingeführt. Hier sorgen über 300 Automatisierungen für die richtigen Daten innerhalb unserer HR-Systeme.” 

Das Logistikunternehmen setzt außerdem auf Object-Centric Process Mining (OCPM). Die Celonis-Technologie erlaubt der DHL Group, den gesamten Hire-to-Retire-Prozess abzubilden und abteilungs- und systemübergreifend zu optimieren.

Prozesse mit hoher strategischer Relevanz für DHL Group

Effiziente HR-Prozesse sind für die DHL Group ein wichtiger Hebel zur Erreichung ihrer strategischen Ziele: „Wir wollen die erste Wahl für Kund:innen, Partner:innen und Mitarbeitende sein. Ohne Innovation und das Ausnutzen digitaler Effizienzen könnten wir in unserer sich ständig verändernden Welt nicht mithalten“, so Maurice Schepp. Und Dirk Hein, der das Shared Services Center für HR und Finance leitet, ergänzt: „Die Divisionen erwarten sehr gute Leistungen zu einem möglichst geringen Preis von uns. Und auf Seite der Mitarbeitenden ist es auch enorm wichtig, dass z.B. Gehaltszahlungen oder Namensänderungen glatt und einfach laufen. Das hilft der DHL Group, einen innovativen Employer Brand zu leben. Wenn man sich die Alterspyramide und den Fachkräftemangel in Deutschland ansieht, brauchen wir solche Differenzierungsmerkmale.“

Erkenntnisse über Abteilungen und Systeme hinweg

Das HR-Team der DHL Group setzt Celonis inzwischen u.a. in den Bereichen HR-Ticketing, Contact Center und Reisekostenabrechnung ein und nutzt dabei den Celonis Process Intelligence Graph (angetrieben durch OCPM), um Einblicke in vor- und nachgelagerte Prozesse, über System-und Abteilungsgrenzen hinweg zu gewinnen.

„Das ist super interessant, weil wir mit dem Process Intelligence Graph sehen, welche Verknüpfungen es zwischen den Prozessen für das gesamte Unternehmen gibt, und wir diese modellieren und schließlich operationalisieren können. So mag ein HR-Case für einen bestimmten Mitarbeitenden abgeschlossen sein, aber für das Finanzteam gibt es noch eine ausstehende Zahlung“, sagt Max Schmidt.

Das Thema Process Mining hat ihn von Tag eins seiner Karriere bei der DHL Group begleitet. Inzwischen ist er Team Lead Process Mining & Execution Management und hat dazu beigetragen, dass die DHL Group zu einem führenden Unternehmen für Process Mining im HR-Bereich geworden ist: „Der Wert von Process Mining wurde hier schnell erkannt und ständig weiter gefördert, insbesondere da wir gerade mitten in der Transformation unserer HR-Systeme stecken.“

Die Ergebnisse sind auf mehreren Ebenen messbar: so tragen z.B. akkurate Gehaltszahlungen und eine kürzere Time-to-respond zur Zufriedenheit der Belegschaft bei; eine optimierte Stammdatenpflege sorgt für straffere Prozesse und mehr Compliance.

„Celonis wird bei uns als das Röntgengerät für Prozesse und Probleme wahrgenommen. Wenn schnell auf ein Problem reagiert werden muss, dann nennt bald jemand den Namen Celonis.“

Maurice Schepp, Abteilungsleiter des Center of Digitalization für HR Services

DHL Group als Prozesspionier im Bereich HR

Eine der größten Erkenntnisse für die DHL Group war allerdings, dass HR-Prozesse um vieles komplexer und variabler sind als z.B. im Finanzbereich. „Im Leben eines Mitarbeitenden gibt es nunmal einfach keinen Sollprozess – es gibt Tausende Varianten, von Namensänderungen bis hin zu Mutterschutz oder Sabbaticals. Wenige Unternehmen haben sich bisher das Thema HR so im Detail angeschaut, wie wir das gerade tun.“ 

Diese Pionierarbeit ist die Basis für die Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen bei der DHL Group. Aber die Standards, die das Team kreiert, können natürlich auch anderen Unternehmen dabei helfen, schnell ihre HR-Prozesse zu verschlanken. Daher haben Celonis und die DHL Group vor kurzem ein Co-Innovation-Agreement unterschrieben und entwickeln nun gemeinsam Best Practices für HR-Themen und Prozesse. „Das ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und wir schätzen es sehr, dass wir mit Celonis zusammen Ideen für bessere HR-Produkte entwickeln können,“ so Dirk Hein.

Die Vision: ein digitaler Zwilling aller operativen Prozesse

Auch andere Abteilungen bei der DHL Group sind inzwischen auf Celonis aufmerksam geworden und fahren erste Pilotprojekte, zum Beispiel in den Bereichen Supply Chain und Finance Operations. Geht es nach Max Schmidt, setzt die DHL Group Prozessintelligenz in der Zukunft unternehmensweit ein. Seine Vision: ein digitaler Zwilling des gesamten Unternehmens, der sämtliche operative Prozesse der Gruppe abbildet. „Dann könnten wir nicht nur den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden besser verstehen, wir hätten dann ein einmaliges Tool, um zu intelligenten Architekten und Architektinnen für alle Prozesse in unserem Unternehmen zu werden.“