PepsiCo + Celonis

Más rápida, más sólida y más eficiente. Ese es el objetivo común de todo el equipo de PepsiCo, una de las mayores empresas de alimentación y bebidas del mundo. En el proceso de transformación, la empresa utiliza datos y tecnologías como el análisis predictivo, la IA, la robótica, la minería de procesos y la automatización para transformar las bases del negocio: los procesos.

Ahí es donde entran en juego los agentes del cambio, como Chris Knapik. Como integrante de la organización de GPEX (excelencia global de procesos) de PepsiCo, el Senior Director of Process Transformation dirige un equipo cuya misión es transformar, digitalizar y reforzar los procesos integrales de PepsiCo, y medir el valor vinculado a cada una de las medidas.

Transformación de PepsiCo proceso a proceso

"Todo el mundo intenta ser más inteligente, mejor y más rápido. Mi trabajo consiste en permitir que la empresa lo sea: reduciendo la carga de trabajo, impulsando la productividad y, en última instancia, generando ahorros en costes y nuevos ingresos". Knapik, encargado de la transformación, ha pasado por una gran transformación en los años que lleva en PepsiCo. Knapik, con experiencia en riesgo y cumplimiento, entró más tarde en el ámbito de la TI, apoyando al equipo de Control de PepsiCo en la implantación de nuevos sistemas de TI como S/4HANA. "Siempre he tratado de conectar estos dos mundos. ¿Cómo se logra que un sistema sea comprensible para alguien que se ocupa exclusivamente de procesos empresariales? ¿Y cómo puede la empresa hacer que los equipos tecnológicos comprendan realmente sus objetivos?".

Fue entonces cuando descubrió la minería de procesos y Celonis. "Al principio, un titular de prensa me introdujo en el tema. La minería de procesos solía ser una discusión teórica ajena a la empresa, hasta que apareció Celonis y la convirtió en tecnología real", afirma Knapik. "En un abrir y cerrar de ojos, Celonis se había establecido como líder en ese espacio".

"La capacidad de sorprender a alguien con una visión muy simplificada de sus procesos y profundizar en cada paso de manera visual es realmente impactante".

— Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

Difusión de la inteligencia de procesos de Celonis en PepsiCo

PepsiCo comenzó con Cuentas por pagar en 2019. Al principio, utilizaron Celonis para abordar sus principales puntos débiles: el cumplimiento y la gestión de riesgos. Pero muy pronto, los usuarios vieron que el poder de Celonis iba mucho más allá de la visibilidad y empezaron a usarlo principalmente para reducir ineficiencias, mejorar la productividad y generar un impacto en la tesorería.

"La forma en que Celonis presenta los datos (llámalo obra de arte o sinfonía) podríamos compararla con la razón por la que nos gusta utilizar determinadas tecnologías o visitar ciertos sitios web (y no otros)".

— Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

En la actualidad, la empresa utiliza Celonis en nueve procesos, como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el aprovisionamiento al pago, el proceso de venta y la fabricación a implantación.

"Dados los resultados que obtuvimos con Celonis, el proceso se aceleró y otros equipos querían probarlo", relata Knapik.

PepsiCo consigue millones extra

En cuanto a las cuentas por cobrar, PepsiCo se enfrentaba a los mismos retos que muchas grandes empresas: silos organizativos, un proceso de facturación complejo y dificultades para establecer prioridades. Pero la incorporación de Celonis cambió las reglas del juego casi de la noche a la mañana.

Gracias a las capacidades innovadoras de Celonis, el equipo de Cobros descubrió que la mejora de los días de ventas pendientes de cobro (DSO) tenía el mayor potencial de valor e identificó qué acciones permitirían acelerar el cobro a los clientes. "Celonis muestra a nuestros equipos una imagen inédita de su mundo. Es un mapa deltesoro para nuestro proceso de transformación", comenta Knapik. Gracias a que Celonis muestra las cuentas impagadas y las clasifica por el valor de la factura, los equipos globales de Cobros de PepsiCo pueden ahora priorizar su trabajo, liquidando más rápidamente las facturas vencidas de mayor valor y generando millones de dólares en flujo de caja libre.

"Las repercusiones de Celonis en el capital circulante son asombrosas; hablamos de millones".

— Chris Knapik, Senior Director de Process Transformation

No obstante, generar dinero más rápido es solo una de las ventajas. Los equipos de Cobros de PepsiCo trabajan ahora de forma más inteligente, no más dura, y obtienen mejores resultados con menos esfuerzo.

Gracias a las funciones de automatización inteligente de Celonis, denominadas flujos de acción, PepsiCo automatizó la creación y el envío de reclamaciones a los clientes para cobrar los créditos vencidos, lo que permitió a los equipos ahorrar un tiempo valioso.

El valor también se muestra en el caso de uso del comprobador de división de cuentas por pagar, que examina las facturas que se dividieron para que un comprador interno pudiera eludir o acelerar las aprobaciones por parte del departamento de Compras. En este caso, los equipos de Cuentas por Pagar utilizan las funciones de correspondencia difusa de Celonis para identificar automáticamente las facturas que se dividieron para eludir los límites de aprobación. "Este sistema nos ayuda con el cumplimiento, pero también ahorra a nuestros equipos al menos 1000 horas al año de trabajo manual", señala Sandeep Veerareddy, Director of Insights and Automation.

Prevención de la pérdida de ingresos en el proceso de venta

En el proceso de venta, el equipo descubrió ineficiencias previas en la gestión de inventarios que provocaban un elevado número de rechazos de pedidos. "Por aquel entonces, PepsiCo acababa de adoptar S/4HANA y nos enfrentábamos a una serie de retos operativos", confirma Veerareddy. "Con Celonis, descubrimos que el 30 % de los pedidos se rechazaba en los mercados iniciales que implantaban los nuevos procesos de SAP". "Esos datos suponen malas noticias para cualquier empresa, sobre todo para una empresa centrada en el consumidor como PepsiCo", comenta el Automation Director. Al superponer Celonis de forma inteligente a los sistemas de origen, Veerareddy y Knapik vieron que el problema presentaba múltiples facetas: Los rechazos de pedidos se debían a problemas como límites de crédito superados o cancelaciones de clientes, pero también a problemas de integración de sistemas y agotamiento de existencias. Gracias a la identificación de las principales oportunidades por parte de Celonis, PepsiCo redujo espectacularmente los rechazos de pedidos al 4 %. Y unos clientes contentos son sinónimo de un negocio aún mejor. "Hemos ahorrado gracias a la reducción de las pérdidas y hemos ganado mucha cuota de mercado", afirma Veerareddy.

Seguimiento del inventario y reducción del desperdicio de alimentos

En el proceso de fabricación a implantación, uno de los principales procesos integrales de PepsiCo, que abarca tanto la producción como la gestión de inventarios, almacenes y calidad, el equipo de Knapik está estudiando las rotaciones de inventario más delicadas entre las plantas de producción y las ubicaciones de envío. Se han propuesto agilizar la rotación del inventario, reducir los costes de envío y optimizar el capital circulante, todo ello teniendo en cuenta las normativas y los posibles embargos de envíos. El equipo de Knapik también quiere estudiar la división de piezas de repuesto de productos de PepsiCo, como los sensores inteligentes que controlan las botellas mientras se enjuagan, secan, llenan y envasan. El objetivo es obtener visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias para poder pedir la cantidad adecuada de piezas de repuesto, en el momento adecuado, a los almacenes adecuados. "Estamos viendo los primeros resultados en nuestros clientes piloto. Pero la verdadera magia se producirá cuando conectemos el proceso de principio a fin, reuniendo a nuestros equipos de Compras, Cadena de Suministro y Almacén". Los demás equipos también querían un trozo del pastel, por lo que el equipo de Estrategia y Transformación de PepsiCo está utilizando Celonis para reducir los desechos y mejorar la distribución de productos acabados en Latinoamérica. En colaboración con CapGemini, socio de Celonis, han creado un panel de control que señala los productos que corren el riesgo de caducar. La IA que lo sustenta ofrece recomendaciones inteligentes para mitigar las pérdidas, todo ello teniendo en cuenta el impacto en los costes, los ingresos y la sostenibilidad. PepsiCo también utiliza flujos de acción para avisar a los responsables de la planificación de la demanda cuando no es necesario hacer más pedidos. Como resultado, se producen menos pérdidas, lo que se traduce en un ahorro de millones, un inventario optimizado, una mayor productividad y menos presión sobre el medioambiente.

La transformación de la excelencia global de procesos: de centro de costes a motor de valor

Estos casos de uso son solo algunos ejemplos de lo lejos que ha llegado el equipo de GPEX de PepsiCo en su búsqueda de transformación. "Somos uno de los equipos administrativos fundamentales que rara vez ocupan un lugar destacado en la empresa", asegura Knapik. "A menudo se nos consideraba un equipo complementario al negocio, no como verdaderos iguales". Por lo general, para romper el hielo y convencer a los líderes empresariales de que sus procesos necesitan cambios, hay que tener tacto y paciencia. "La gestión del cambio es muy imprevisible", declara Knapik, "por lo que cualquier medida que facilite las tareas y ofrezca información procesable es importante".

Se podría decir que Knapik es ahora experto en acercar ambos mundos, es decir, en ayudar a la empresa a entender mejor la tecnología y viceversa. "Celonis se convirtió en la solución que necesitaba para abordar las conversaciones con la empresa, ya que me permitió alejarme de los informes estandarizados y acercarme a mi visión de cómo utilizamos los datos para contar una historia".

"Con Celonis al frente, estamos viendo cambiar nuestra identidad de la noche a la mañana. Ahora se nos pide que seamos un socio y asesor estratégico, aportando los datos que ayudarán a nuestros líderes empresariales a tener éxito".

— Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

Lo mismo opina Sandeep Veerareddy, Insights and Automation Director de GPEX: "Sin duda, la minería de procesos me ha aportado más conocimientos empresariales. La tecnología se me ha dado bien desde siempre, pero ahora puedo hablar el lenguaje empresarial y entender sus problemas, y eso me ha resultado muy útil para crecer en mi profesión". Si dependiera de Veerareddy, Celonis acabaría reemplazando una buena parte de las soluciones tecnológicas de PepsiCo. "Creo firmemente que Celonis puede sustituir muchas herramientas de mi pila tecnológica actual y convertirse en una oportunidad única para nosotros. Nos ofrece automatización, aprendizaje automático y análisis operativo, todo en un mismo paquete". En cuanto al futuro, las posibilidades de Celonis son infinitas, opina Veerareddy. Hay equipos de todas las áreas de la empresa que se están poniendo en contacto con el equipo de GPEX para "engancharse" a Celonis. "Con todo el trabajo en curso, estamos abriendo casi una solicitud cada trimestre para satisfacer esa necesidad". Para satisfacer esas ganas de más que tiene la empresa, el equipo de GPEX ahora trata de ampliar los casos de uso en áreas como la cadena de suministro, reforzar los casos existentes con funciones avanzadas como Process Sphere y dar el siguiente paso en su propia transformación de centro de costes a imán de valor. "Queremos que se nos conozca como la empresa de la obtención de valor", manifiesta Knapik, que vincula cada impacto empresarial medible a cada caso de uso de Celonis que GPEX implanta. En última instancia, quiere que Celonis forme parte del ADN de PepsiCo: "Celonis tiene el poder de ser una plataforma a la que nuestros empleados acuden para planificar su día, su semana o su trimestre por adelantado".